Kommunikation som framgångsfaktor

Alla sociala aktiviteter kräver kommunikation så i någon mening är det en grundläggande och helt nödvändig faktor för att nå framgång. I många teorier och modeller, över välfungerande verksamheter och relationer, finns kommunikation med men det är ofta en oprecis beskrivning av vilken roll kommunikation har och vilken form av kommunikation det rör sig om.

Kommunikationskompetens

För att förstå kommunikation som framgångsfaktor behöver man först titta på de delar av kommunikation som man kan öva upp och bli bättre på. Detta kallas med ett ord kommunikationskompetens. Kommunikationskompetens i sin tur kan delas upp i en rad delkompetenser:

  • Effektivitet
  • Lämplighet
  • Tydlighet
  • Anpassningsbarhet/flexibilitet
  • Konversationsreglering/turreglering
  • Engagemang
  • Empati
  • Etik

Det råder stor enighet hos kommunikationsforskare kring de första två delkompetenserna. De övriga lyfts fram av vissa men inte av andra.

Effektivitet som kommunikationskompetens innebär att man uppnår det man avser att uppnå. Ett annat sätt att uttrycka det är att man uppnår sitt kommunikationsmål. Man kan lätt tro att man alltid uppnår sitt mål när man kommunicerar med någon men det är väldigt ofta som mottagaren bara uppfattar delar av det som kommuniceras och därtill väldigt ofta att mottagaren helt missuppfattar vad som kommuniceras. Effektiv kommunikation innebär alltså att ha en hög procent lyckade kommunikationstillfällen eller en hög andel måluppfyllelse.

Lämplighet som kommunikationskompetens handlar om att vara väl förtrogen med de sociala regler som gäller i den aktuella situationen och kommunicera i enlighet med dessa. När man bryter mot sociala regler, som ofta är tysta, reagerar omgivningen på regelbrottet och har därför svårare att uppfatta vad som kommuniceras. Olämplig kommunikation kan därför ha en negativ verkan på effektiviteten. Att kommunicera på ett lämpligt sätt är därför väldigt viktigt.

Tydlighet är kanske den mest efterfrågade kompetensen därför att mottagare önskar att den som kommunicerar ska vara mer tydlig. Ett av de aspekter man vill undvika är att vara vag. Avsiktlig vaghet brukar används när man vill dölja något (t.ex. sin okunnighet). En annan aspekt av tydlighet är att ge mottagaren relevant information i den usträckning som krävs för att utföra något. Om man vill ha saltet på matbordet som står vid en annan av bordsgästerna får man ge så mycket information att denna vädjan kan genomföras. "Räck mig saltkaret är du snäll". På bordet står ett saltkar med en liten sked i och det står också en saltströare. Att enbart be om saltet är för vagt för att man ska få saltkaret.

Anpassningsbarhet eller flexibilitet som kommunikationskompetens innebär att man har en repertoar av alternativa sätt att kommunicera. Mer specifikt innebär det (1) att man kan kommunicera på olika sätt beroende på vilken situation man är i och vad som krävs i den aktuella situationen, (2) att man kan uppnå ett och samma mål på flera sätt i en given situation, och (3) att man är förmögen att modifiera sitt mål i den givna situationen när det man ursprungligen tänkt sig inte verkar vara genomförbart. Att kunna kommunicera flexibelt kräver mycket i stunden och behöver föregås av mycket lärande. Man lär sig genom att vara observant på vad som fungerar i olika situationer, vad som fungerar med olika personer samt särskilda tekniker som fungerar för olika ämnen.

Konversationsreglering eller turreglering som kommunikationskompetens är en konstform i hur man får utrymme att prata när man pratar med en eller flera personer. Det handlar om förhandling och smidighet. Ibland märker man att vissa tar mycket plats vilket dels kan betyda att de är bra på att komma in i konversationen men det kan också vara ett tecken på att de är dåliga på att släppa in andra. Det senare är en brist i turregleringskompetensen. Det man vill eftersträva är att alla ska få sagt sitt, att alla blir lyssnade på och att konversationen flyter på smidigt.

Engagemang som kommunikationskompetens innebär att man som kommunikatör är intresserad av den andra kommunikatören, det ämne som kommuniceras samt visar en hög grad av uppmärksamhet. Ett typisk beteende är att ställa relevanta frågor och lyssna uppmärksamt på svaren. Många konversationer genomförs med ett halvt öra och utan något större intresse. Det beror på att det är ganska svårt att hålla hög koncentration under ett helt samtal. Med viss övning kan man klara av att vara koncentrerad genom en hel konversation.

Empati innebär att kunna föreställa sig hur någon annan känner i en viss situation. Det kräver inte att man känner samma sak utan snarare att man uppfattar vad den andra känner trots att man själv känner något annat. Som kommunikationskompetens är man empatisk genom att komunicera på ett stödjande sätt baserat på hur man uppfattar att den andra känner.

Etik som kommunikationskompetens handlar om att kommunicera enligt etikens grundprinciper: (1) inte ljuga, (2) inte skada eller såra och (3) inte tvinga. Om man håller sig till att man är relevant och ärlig utan att bryta mot lämplighet och tydlighet blir det ofta etisk kommunikation.

Forskning om framgångrik kommunikation

Trots att många erkänner att kommunikation är en nödvändighet för att lyckas har det inte gjorts många studier som tittar på hur kommunikation, eller specifikt kommunikationskompetens, bidrar till framgång. Av de åtta områden jag har fokuserat på är det främst relationen mellan kommunikationskompetens och ledarskap som har studerats relativt omfattande. Kommunikationskompetens som en faktor vid relationsskapande och underhållande av en relation är ganska väl studerat. Ytterligare några av de åtta områdena har studerats lite grann. Några har inte studerats alls. När det t.ex. gäller rikedom och företagande går det inte att uttala sig då det inte finns några eller ytterst få studier att luta sig mot.

Utbildning

När det gäller kommunikationskompetens och framgång i skolan vilar dessa delkompetenser inte i första hand på eleverna/studenterna (utöver förmågan att tala, läsa och skriva) utan snarare på lärarna. De lärare som kommunicerar på ett effektivt och tydligt sätt underlättar möjligheterna till lärande för eleverna/studenterna. Särskilt tydlighet har visat sig vara den viktigaste kommunikationsfaktorn. Faktorn har en stark relation till lärande. I denna mening är kommunikationskompetens en framgångsfaktor. Effektivitet och tydlighet kan påverka elevers och studenters framgång upp till 15 %, d.v.s. att för dem som lyckas bättre än andra är en av de faktorer som har betydelse kommunikationskompetens bredvid en rad andra faktorer som också spelar in.

Arbete

Trots att arbetsgivare efterfrågar kommunikationskompetens i en hög grad har det utförts ganska få studier som relaterar kommunikationskompetens med prestation på jobbet eller något annat som rör arbetslivet. De studier som finns är dessutom relativt gamla.

I en studie framkommer det att särskilt konversationsreglering och anpassningsbarhet är starkt relaterade till prestation. Empatisk kommunikationskompetens har också en liten effekt på prestation. I en annan studie framkom det att effektiv kommunikation och tydlighet, förmågan att lyssna och vara uppmärksam (vara engagerad i konversationen och medkommunikatören), och konversationsreglering alla har mycket starka relationer till prestation på jobbet. Därtill har förmågan att vara anpassningsbar och empatisk en stark relation till prestation.

I en tredje studie visade det sig att (empatiskt) lyssnande, tydlighet och konversationsreglering har en stark relation till att hantera nya kommunikationssituationen som involverar ny teknologi. Baserat på dessa få studier kan man sluta sig till att konversationsreglering är en framgångsfaktor för att prestera bra på jobbet. Empatiskt lyssnande, tydlighet och anpassningsbarhet kan också betraktas som framgångsfaktorer.

Sammantaget har dessa kommunikationskompetenser upp till 20 % effekt på att vara högpresterande på jobbet. Lite omvänt kan man säga att bland dem som är högpresterande på jobbet är kommunikationskompetens en av de faktorer som gör att den anställde lyckas.

Team

Googles projekt Aristoteles fann två specifika kommunikationskompetenser som kan betraktas som framgångsfaktorer för att team ska lyckas. De identifierade samtalsreglering (turreglering) och empati som två av de tre viktiga faktorerna. När det gäller samtalsreglering är det i första hand en rättvisefråga. I framgångsrika team får alla talarutrymme vilket innebär att det krävs att man kan tala när man får ordet och vara tyst och lyssna när man inte har ordet. Ett vanligt problem är att vissa talar för mycket och andra talar för lite. Vem som är mest pratsam behöver inte vara relaterat till vem som har mest att bidra vid en viss del av diskussionen. Därför är det viktigt att den som har något att tillföra också får utrymme. Samtalsreglering och en någorlunda jämn fördelning av talarturen är alltså en framgångsfaktor för team.

Att vara empatisk och kunna visa empati med sina gruppmedlemmar är också en viktig faktor. Framför allt handlar det om att inte göra det värre när någon har sagt eller gjort något som kan betraktas som ett misslyckande utan att kunna vända det och se det som en möjlighet. En empatisk människa och någon som har en empatisk kommunikationsförmåga kan bemöta andras misslyckanden på ett konstruktivt sätt. Alltså är empati och empatisk kommunikation en framgångsfaktor.

Med tanke på att mål är viktigt vore det rimligt att effektiv kommunikation, som innebär att kommunicera så att målet för kommunikationen uppnås, är en framgångsfaktor och att tydlig kommunikation är en framgångsfaktor. Det har inte gjorts några specifika studier för att styrka dessa antaganden. Däremot finns det en studie som visar att effektivitet (uppnår mål genom kommunikation) och lämplighet (kommunicerar enligt vad som är lämpligt i den givna situationen) har en medelstark relation till hur medlemmarna hanterar andras känslor i teamet. Det är om inte annat ett sätt att undvika missförstånd och konflikter vilket i sin tur underlättar arbetet i gruppen och kan göra teamet mer effektivt.

Sammantaget finns det viss grund för att vissa kommunikationskompetenser är framgångsfaktorer för att team ska lyckas. En uppskattning är att kommunikationskompetens som bäst kan bidra med 10 % till framgångsrika team.

Ledarskap

Det finns en hel del studier kring kommunikationskompetens och ledarskap men det finns ännu ingen översiktsstudie. Först kan man konstatera att ledares generella kommunikationskompetens har en stark relation till följarnas tillfredställelse med sin ledare. Konversationskompetens specifikt har i flera studier en mycket stark relation till följarnas tillfredställelse med ledaren. Både effektiv kommunikation och lämplig kommunikation (se kapitel tio) är starkt relaterade till följarnas tillfredställelse.

Konversationskompetens har en stark till mycket stark relation till följarnas prestationer. Ledares empatiska kommunikation har en medelstark relation till följarnas prestationer. Flexibel kommunikation har en stark relation till följarnas prestationer. Ledares effektiva kommunikation har en mycket stark relation till ledares prestationer. Att vara en ledare som är duktig på att ställa frågor har en positiv inverkan på att ledaren blir mer effektiv. Relationen är medelstark. Utöver detta har ledares generella kommunikationskompetens en mycket stark relation till både transformativt ledarskap och till LMX.

I en studie där deltagarna fick frågan vilka kommunikationskompetenser som är viktiga för ledare kom följande kompetenser på topp fem:

  1. Tydlighet
  2. Lämplighet
  3. Effektivitet
  4. Engagemang (här ingår att vara en uppmärksam och god lyssnare)
  5. Flexibilitet

Det står mycket klart i ett flertal studier att effektivitet är en viktig faktor både för att arbetarna ska trivas och för att ledaren ska lyckas. Med ovan lista som underlag finns det anledning att tro att tydlighet har en minst lika viktig roll för ledare och följare. Detta bekräftas i en stor svensk intervjustudie där tydlighet kommer på topp tre. Inom utbildning är lärares tydlighet en stark faktor för elever/studenters framgång. Detta samband behöver dock studeras mer ingående inom olika organisationer.

Generell kommunikationskompetens är en mycket framträdande framgångsfaktor för ledarskap. Därtill har flera enstaka kommunikationskompetenser visat sig värdefulla i relationen mellan ledare och följare. Konversationsreglering, effektivitet, lämplighet, flexibilitet och empati är dokumenterade framgångsfaktorer för ledare och följare.

Trots avsaknad av översiktsstudie har de studier som har genomförts visat en tydlig tendens. Kommunikationskompetens är inte bara en viktig faktor för ledarskap utan den viktigaste. Upp till 25 % av en ledares framgång kan förklaras av ledarens kommunikationskompetens.

Relationer

Kommunikation har studerats i ganska stor utsträckning när det gäller relationer. De delkompetenser det främst gäller är engagemang, empati och etik. I en rad studier har empatisk kommunikation ett mycket starkt samband med tillfredställelse i relationen. Engagerande kommunikation uppvisar, i flera studier, ett starkt samband till tillfredställelse. I en större studie har etisk kommunikation en mycket stark relation till tillfredsställelse i familjerelationer. Sammantaget är kommunikationskompetens en framgångsfaktor för relationer och det gäller även de delkompetenser som förekommit. Upp till 20 % kan ligga bakom framgångsrika relationer.

Företagande, rikedom, hälsa och välbefinnande

Det finns inga studier som kopplar något av dessa områden till någon aspekt av kommunikationskompetens. Vi får se vad som dyker upp i framtiden.

Kommunikationskompetens är en spetsfaktor och en kraftfaktor

Det är helt klart så att kommunikationskompetens är en framgångsfaktor och det gäller även många av delkompetenserna.

Eftersom kommunikationskompetens har en stark inverkan på fyra av fem områden rör det sig om en spetsfaktor för dessa fyra områden. I och med att kommunikationskompetens dessutom är en stark faktor för flera områden kan man konstatera att kommunikationskompetens är en kraftfaktor. Av alla framgångsfaktorer jag har studerat är kommunikationskompetens den näst viktigaste av alla kraftfaktorer.

För att vara en breddfaktor krävs det att en framgångsfaktor har en inverkan på minst sex områden. Detta har inte kunnat styrkas då faktorn bara har studerats i fem av åtta områden. I realiteten kanske kommunikationskompetens även är en breddfaktor.

Som man kan konstatera är kommunikationskompetens en av de viktigaste framgångsfaktorerna. Samtidigt är det förvånansvärt få studier som detta konstaterande vilar på. Det behövs mer forskning.

26 sep 2019