Hur blir man en framgångsrik interimschef?

En interimschef är en övergångschef som träder in efter att en ordinarie chef har lämnat sitt uppdrag, ofta med kort varsel, tills en ny ordinarie chef har rekryterats.

Fenomenet interimschef är en utmaning för alla inblandade parter. Den verksamhet som behöver en interimschef står i valet att rekrytera internt för en övergångsperiod eller rekrytera externt. Oavsett vilket man väljer kan det röra sig om ett oprövat kort. Personalen som får en ny närmaste chef för en begränsad tid kan tycka att det är ovant och jobbigt. Den som väljer att ta ett uppdrag som interimschef ställs inför en uppgift som är mer eller mindre ny och risken att misslyckas finns alltid där, särskilt med tanke på att förutsättningarna är extra krävande.

Den fjärde parten som man inte så ofta tänker på är agenten eller förmedlaren av interimstjänsten som ska matcha person med uppdrag. Om de gör ett svagt arbete kan det skada alla inblandade parter och sänka förtroendet för agenten både på kort och lång sikt.

När man ställer frågan hur man blir en framgångsrik interimschef måste man ha med alla bakgrundsfaktorer och omgivande faktorer i beräkningen. Om de som behöver en övergångschef inte specificerar vad de behöver minskar chansen att de träffar rätt. När den som vill ta ett interimsuppdrag säger sig kunna mer än han eller hon egentligen kan måste personen antingen vara beredd att jobba stenhårt för att kompensera för sina brister eller vara beredd på att hen inte får något uppdrag igen.

Förmedlaren av interimstjänster behöver ha goda rutiner och metoder för att bedöma uppdragets karaktär och kandidaternas kompetenser mm. Det är hur precis denna matchning är som avgör hur framgångsrika de är i sitt uppdrag. Det är därför företag som Brightmill gärna visar upp att de har 96 procent nöjda kunder. De har lyckats matcha riktigt bra och de har dessutom en stödfunktion för interimscheferna när de sedan är mitt i sina uppdrag. Detta förbättrar förutsättningarna för interimschefen att lyckas.

En interimschefs framgång hänger alltså inte bara på chefen som person utan på många faktorer runt omkring. När man då tittar på forskning om interimschefskap kan man konstatera att det finns en del att tillgå, dock inte i jämförelse med andra ledarrelaterade forskningsområden, men inga direkta översikter som man kan dra bredare slutsatser från. Det som har studerats handlar ofta om personen som sådan och om relationen till den närmaste omgivningen. Inte så mycket om alla inblandade parter och potentiella påverkansfaktorer.

Jag har i tidigare inlägg presenterat omfattande forskning kring vad som ligger bakom ett framgångsrikt ledarskap. Det är inte så mycket som skiljer framgångsrika ledare som är ordinarie från framgångsrika ledare som är interim. Den stora skillnaden är att en övergångsledare behöver lyckas med allt på kortare tid. En bra matchning från början underlättar i denna utmaning och därtill behöver personen som tar uppdraget ha vissa egenskaper.

Viktiga framgångsfaktorer för ledare generellt

Följande tolv framgångsfaktorer gäller för alla i ledarställning:

  • Kommunikationskompetens (25%)
  • Tydliga mål (20%)
  • Motivera medarbetarna (20%)
  • Ha tillit till medarbetarna (20%)
  • Tillit till ledaren (15%)
  • Kontroll (15%)
  • Emotionell intelligens (10%)
  • Glädje (10%)
  • Extrovert (5-9%)
  • Ordningsam (5-8%)
  • Öppenhet (5-7%)
  • Generell intelligens (5-7%)

Procentsatsen inom parentes står för hur stor inverkan en faktor har som mest för att ledaren ska lyckas. Om man börjar nedifrån är de fyra personlighetsdragen extrovert, ordningsam, öppen och intelligent sådant man delvis föds med och delvis förvärvar genom livet. Dessa faktorer kan därför vara relativt situationsoberoende och i vissa fall ses som en styrka vid ett tillfälligt ledarskap.

Den som är extrovert har lätt för att hantera nya sociala situationer. Den som är ordningsam lämnar inget åt slumpen och ser därför till att samla på sig relevant information för att kunna göra ett bra arbete. Den som är öppen för nya erfarenheter tycker om det som är annorlunda och tar sig gärna an nya utmaningar. Hög generell intelligens är en fördel när man ska bedöma, dra slutledningar, lösa problem och fatta beslut, något som chefer gör dagligen.

Kommunikationskompetens är något man förvärvar. Det räcker inte att vara extrovert. Snarare kan det vara så att extroverta tror att de klarar sig bra på sin talförhet och charm när de i själva verket kan uppfattas som alltför pratglada och ofokuserade. Kommunikationskompetens handlar främst om att ha ett mål med sin kommunikation, vara tydlig i sin kommunikation, kommunicera på ett för situationen lämpligt sätt och vara en god lyssnare. Allt detta är svårt om man inte har tränat på det.

Att ha tydliga mål är avgörande i alla verksamheter. Detta förutsätter att man kan verksamheten väl och därför kan sätta upp rimliga och tydliga mål. För en interimschef är detta en stor utmaning. Det är en fördel att känna till kärnverksamheten från snarlika organisationer.

Att kunna motivera sina medarbetare är en av de viktigare faktorerna. Det hänger dels på om man är en inspirerande ledare, eller det som inom ledarskapsforskning kallas en transformativ ledare, och dels på hur väl man känner medarbetaren. I det första fallet kan man entusiasmera hela personalstyrkan och i det andra fallet vet man vilka drivkrafter de enskilda anställda har. Det finns minst fem sorters motivation som driver oss. Alltså behöver man känna personalen på ett djupare plan vilket är särskilt svårt när man är chef på begränsad tid.

Ömsesidig tillit handlar om att medarbetaren har tillit till ledaren och att ledaren har tillit till medarbetare. Faktiskt är det känslan av att chefen känner tillit till sin personal som är något viktigare. Om man som interimschef går in med inställningen att personalen är duktiga på det de gör har man kommit en bit på rätt väg. Sedan kan det naturligtvis vara så att kompetensen i personalstyrkan inte är så god som den borde vara men det märker man allteftersom. Hur man förtjänar medarbetarnas tillit beror mycket på hur kompetent man är, hur mån man är om sin personal och hur mycket tid man har på sig att bygga upp tilliten.

Kontroll handlar inte om att kontrollera sin omgivning utan att man har koll på läget. När man har en god överblick över vad som händer inom en enhet eller hel organisation har man koll. Innan man har kommit dit har man bara delvis kontroll över situationen. Som interimschef lönar det sig att tidigt sätta sig in i så mycket som möjligt av vad som sker i verksamheten. Att ha kontroll, snarare än att vara kontrollerande, är en av de sex viktigaste faktorerna för framgångsrikt ledarskap.

För några decennier sidan diskuterades det livligt vad emotionell intelligens är och huruvida det är en fördel för både anställda och chefer att ha emotionell intelligens. Emotionell intelligens är en av de viktigare faktorerna för ledare och det är en förvärvad kompetens. Man lär sig att förstå respektive att hantera sina egna och andras känslor. Detta är en god resurs när man kommer som ny och ska läsa av stämningen och känslorna som omgärdar situationen med nytt chefskap mm.

Slutligen har vi glädje som en värdefull faktor. Extroverta personer är vanligtvis glädjespridare men att ta vara på möjligheten till att öka granden av glädje på arbetsplatsen är en fingertoppskänsla. Att använda sig av sin vardagliga humor kan gå helt snett. Varje grupp har sin humor. Tafatta försök kan bidra till en ökad skepsis. När man känner gruppen kan man sprida glädje och humor.

Viktiga framgångsfaktorer för interimschefer

Jag lutar mig mot två framstående avhandlingar kring ämnet interimschefer för att kartlägga vilka faktorer som har störst betydelse för ett framgångsrikt chefskap. Den första avhandlingen är skriven av Robert Sterneck och lades fram 2015 vid University of Maryland. Den andra avhandlingen är skriven av Rose Siri Ntumngia och lades fram 2017 vid University of Maryland.

Sterneck, som baserar sin forskning på 34 studier utförda av andra forskare, menar att de faktorer eller omständigheter man som interimschef behöver ha mest fokus på är:

  • Besittningstid, d.v.s. den tid man förväntas ha uppdraget. Ju mer tydligt avgränsad denna period är och ju mer specificerat uppdraget i förhållande till perioden är desto större chans att man kan göra en bra och adekvat insats. Om man förväntas göra för mycket på för kort tid eller för lite på för lång tid blir det inte optimalt. Att arbeta med obestämda tidsperioder och mål funkar inte heller.
  • Support. För att lyckas väl behöver man full support genom träning och utvecklingsmöjligheter som organisationen förser interimschefen med. Interimschefen får stöd genom mentorskap och vägledning antingen från organisationen där man utför uppdraget eller från den verksamhet som förmedlar uppdraget.
  • Gruppmotivation. Det är viktigt att arbetsgruppen accepterar det nya ledarskapet och tillsammans med interimschefen arbetar mot verksamhetens mål. Motivationen kretsar kring det gemensamma strävandet att uppnå målen.
  • Personlig motivation. Interimschefen behöver personligen vara motiverad att utföra uppdraget och känna sig engagerad i den verksamhet som bedrivs.
  • Kommunikation. Det är avgörande att interimschefen ger rikligt med information och gör det på ett transparent sätt till sina medarbetare.

Andra viktiga faktorer är att interimschefen ses som en auktoriet (både genom den position hen innehar som ger vissa befogenheter och de handlingar hen utför), har en kompetens och kapacitet som motsvarar uppdragsbeskrivningen (kärnverksamheten, management och ledarskap), ses med positiva ögon från verksamhetens intressenter, accepteras som chef, och att det finns utvecklingsmöjligheter (både för interimschefen och verksamheten).

Det är långt ifrån alla av dessa faktorer som vilar på individens kompetenser och egenskaper. Många faktorer rör interaktion och organisation. Om man t.ex. tänker sig att interimschefen inte får tillräcklig support eller rätt befogenheter är det svårt att göra ett bra jobb. Därtill kan det vara så att även om man är en god kommunikatör med en ambition att kommunicera transparent vill många organisationer att man ska vara återhållsam med att sprida för mycket till de anställda. Alltså kan man inte uppfylla detta kriterium.

Ntumngia har i sin forskning kommit fram till att tillit är oerhört centralt för att nå framgång som interimschef. De faktorer som stödjer tillit eller är beroende av tillit är:

  • Öppen kommunikation och aktivt lyssnande (sök kontakt med varje anställd ansikte mot ansikte)
  • Att värna om medarbetarnas välmående och trivsel
  • Interpersonella färdigheter (social kompetens)
  • Kunskapsdelande (ömsesidig sådan genom att chefen får kunskaper från de anställda och de anställda får kunskaper från chefen)

Ntumngias ytterligare råd går helt i linje med de faktorer som har listats ovan.

Som jag beskriver inledningsvis och som framkommer från forskningen är att en interimschefs möjligheter att lyckas vilar på den emottagande organisationen, personalgruppen, involverade intressenter, förmedlare av tjänsten och på individen själv. Det hänger på vilka stödstrukturer som finns och hur insatt individen är i den specifika verksamheten.

Här finns det gott om lärdomar att ta till sig för alla berörda parter. Eftersom interimsuppdrag blir allt vanligare, troligtvis beroende på ökad rörlighet på arbetsmarknaden och stressrelaterade sjukskrivningar, behöver allt fler bli insatta i hur man ska förhålla sig till uppdraget. Det är värt att begrunda mer på djupet.

9 sep 2019